Praca zdalna od A do Z czyli jak pracować zdalnie i zachować efektywność?
praca zdalna

Praca zdalna od A do Z czyli jak pracować zdalnie i zachować efektywność?

Świat walczy z koronawirusem i ma to ogromne konsekwencje. Jedną z nich jest to, że wielu z nas natychmiast musi zmienić swoje przyzwyczajenia i zacząć pracować zdalnie. W najbliższy czasie spora grupa pracowników przejdzie na tryb pracy zdalnej. 

O ile wiele osób jest przyzwyczajonych do tego rodzaju pracy (pracy z domu), tak dla sporej grupy ludzi może być to coś zupełnie nowego. I choć może się wydawać że zmiana nie jest duża – w rzeczywistości praca zdalna to całkiem inny rodzaj pracy, do którego też trzeba się przyzwyczaić i dostosować.

W trybie zdalnym pracuję od roku. Wiem, że szczególnie na początku, przejście z trybu biurowego, do pracy w dowolnej lokalizacji, może stanowić spore wyzwanie. W tym poście postanowiłem podzielić się moimi najlepszymi praktykami związanymi z pracą zdalną.

Praca zdalna - zaczynamy od przygotowania miejsca pracy

Mogłoby się wydawać, że skoro “pracujemy z domu”, to w kwestii miejsca pracy nie ma o czym dyskutować. Jednak to byłby spory błąd. Odpowiednie przygotowanie miejsca pracy, szczególnie jeśli mówimy o pracy ciągłej, jest niezwykle ważne. 

Z drugiej strony brak odpowiedniego przygotowania miejsca, w którym będziemy pracować, jest trochę jak kamień w bucie. To jest jakaś niewygoda, na krótkim dystansie – powiedzmy jeden czy dwa dni – to nie przeszkadza. Ale kiedy mamy do pokonania dłuższą trasę, to może mieć to znaczący wpływ na efekty naszej podróży.

Jak zadbać o miejsce pracy?

Do pracy najlepiej jest wydzielić osobną przestrzeń, w szczególności nie związaną z odpoczynkiem. Jeśli masz osobny pokój, który może posłużyć za mini-biuro, to już połowa sukcesu. Jednak nie wszyscy mają taki komfort i wtedy trzeba szukać kompromisu. Praktyczna porada z mojej strony, to unikanie takich miejsc jak sypialnia i salon z telewizorem/kuchnia. 

Co jeśli jednak nie ma takiej możliwości? Z tym też można sobie poradzić! Tutaj trick polega na tym, żeby stworzyć takie niewidzialne granice. Poniżej jest moje biurko – czy wygląda na to, że pomieszczenie pełni też funkcję… sypialni? 

miejsce do pracy zdalnej
Biurko do pracy zdalnej w sypialni - to wcale nie musi być uciążliwe (tak na marginesie - fabra tablicowa w mieszkaniu - to się nie sprawdza).

Im mniejsze pole manewru, tym bardziej surowo należy trzymać się wyznaczonych zasad. Ja na przykład mam takie zasady:

  • nigdy nie korzystam z laptopa w łóżku
  • z biurka korzystam tylko w celach zawodowych, po to żeby ograniczyć czas który spędzam w sypialni przed laptopem (np. zakupy online robię w salonie).
Kolejną wskazówką jest to, żeby miejsce do pracy zdalnej było stałe i służyło tylko do pracy. Jeśli korzystasz z laptopa w salonie na stole, na którym później jesz obiad – to nie ma sensu. Nie chodzi tutaj tylko o higienę – choć to szczególnie dzisiaj jest to bardzo istotne –  ale o rozgraniczenie pewnych rzeczy. To co teraz piszę może być śmieszne na początku, ale jestem bardziej niż pewny, że po kilku tygodniach takiej pracy, a może nawet już po kilku dniach, zacznie to nabierać więcej sensu.

Jakość powietrza - to ważniejsze niż może się wydawać

Rzecz, która wcześniej była dla mnie drugorzędna i właściwie to wiele się nad tym nie zastanawiałem, a dzisiaj wychodzi na pierwszy plan, to jakość powietrza w pomieszczeniu. I tutaj na pewno wszelkiego rodzaju filtry i oczyszczacze robią świetna robotę. Jak sobie jednak poradzić, jeśli nie mamy dostępu do takich wynalazków w danej chwili? Poniżej kilka praktycznych sposobów:

  • Częste wietrzenie pomieszczenia. Polecam często wietrzyć pokój – przed pracą, w przerwie od pracy, po pracy. Jeśli na dworze jest odpowiednia temperatura (to znaczy nie za niska, ale też nie za wysoka), wtedy można otworzyć okno w trakcie pracy.
  • Dbanie o czystość pomieszczenia – w pokoju, w którym jest czysto, pracuje się lepiej. Nie potrafię tego wytłumaczyć posiłkując się badaniami, ale wiem, że odkurzacz + mop + ścierka do kurzu to przedmioty, z których zawsze warto skorzystać przed rozpoczęciem projektu.
  • Kwiatki są Twoim przyjacielem w miejscu pracy, bo dzięki temu masz więcej tlenu.

Temperatura pod kontrolą

Dzisiaj (jest połowa marca) to nie jest to duży problem, ale już za kilka dni temperatura może stać się uciążliwa dla osób pracujących z domu. O ile w biurze najczęściej problem rozwiązuje klimatyzator, tak w naszej strefie klimatycznej posiadanie takiego urządzenia w domu jeszcze nie jest tak popularne i często nie można w ten sposób regulować temperatury. Poniżej kilka wskazówek, jak radzić sobie z temperaturą w miejscu pracy, bez klimatyzatora:

  • Nie otwieraj okna, kiedy na zewnątrz jest wysoka temperatura – wpuszczasz wtedy ciepłe powietrze.
  • Kiedy najmocniej świeci słońce, zasłoń zasłony. Im ciemniejsze zasłony, tym lepiej.
  • Wietrz pomieszczenie, szczególnie wieczorem, w nocy i wcześnie rano, kiedy temperatura nie jest wysoka. To nie uchroni od nagrzania pomieszczenia, ale sprawi że okres kiedy temperatura jest komfortowa do pracy, będzie dłuższy.
  • Możesz wykorzystać wentylator lub cylkurator powietrza. Z mojego doświadczenia lepszy jest efekt, kiedy urządzenie włączy się na 15 minut i wyłączy na godzinę-półtorej, niż kiedy korzystasz z niego przez cały czas.

Zadbaj o detale

“To są właśnie te detale” zwykł mawiać jeden z komentatorów meczów piłki nożnej, w odniesieniu do szczegółów, które decydują o zwycięstwie jednej bądź drugiej drużyny w meczu. Pracując z domu też można zadbać o detale, które sprawią że nasza efektywność będzie na wyższym poziomie. Poniżej kilka podpowiedzi na co zwrócić uwagę:

  • Zadbaj o możliwość zasłonięcia okien / przyciemnienia pomieszczenia, kiedy jest szczególnie jasno. W zależności od położenia pomieszczenia (może to być wcześnie rano, w południe albo po południu) praca może być uciążliwa, szczególnie kiedy masz błyszczącą matrycę. Światło będzie odbijać się w monitorze znacząco ograniczając widoczność tego, co jest wyświetlane na ekranie i tym samym znacznie utrudniać pracę w określonych godzinach.
  • Słuchawki lub zatyczki do uszu to gadżety poprawiające efektywność pracy zdalnej. Tutaj nawet nie chodzi o poziom hałasu – bo w biurze, szczególnie na przestrzeni open space, często też jest głośno. Chodzi tutaj o rodzaj hałasu. Ja np. mam pod oknem plac zabaw i w normalnej sytuacji są takie godziny, kiedy nie mógłbym pracować bez zatyczek.
  • Odpowiednia muzyka – pracując z domu można pomóc sobie dobierając muzykę, która pomoże w pracy (np. przez to, że łatwiej się skoncentrować) i w przeciwieństwie do zwykłego biura, nie trzeba ograniczać się do słuchawek. Moje playlisty na Spotify, które polecam (można je odszukać i wykorzystać): Deep Focus, Apply Yourself, Instrumental Backdrop, Reading Chillout. Można też popróbować na YouTube wpisując hasła w stylu “focus music”, “music for work”, albo “Harvey Specter’s Record Collection” (to ostatnie dla oglądających serial Suits).

Jak do tej pory poruszałem tematy bliżej związane ze środowiskiem pracy, teraz chcę napisać kilka zdań na temat samego trybu pracy zdalnej, bo to jest też znaczna różnica względem pracy biurowej. Poniżej przedstawiam kilka praktycznych wskazówek jak efektywnie pracować zdalnie.

Kawa, ciastko i kilka minut ulubionego serialu czyli najwięksi wrogowie pracy zdalnej

Tym co najbardziej psuje naszą efektywność, jak chodzi o pracę zdalną są wszelkiego rodzaju rozpraszacze. Chodzi o tą kawę, którą trzeba wypić wcześniej niż planowaliśmy, bo dopadło nas zmęczenie. Albo kawałek ciastka lub baton, po który sięgamy gdy nagle dopadł nas głód. Albo te kilka minut ulubionego serialu, który obejrzymy gdzieś w tle, w oczekiwaniu na… restart komputera, telefon albo cokolwiek innego.

Te przerwy działają w ten sposób, że niby odrywamy się od komputera na 3 minuty albo krócej, a w rzeczywistości tracimy efektywność na bardzo długi czas. Bo nie chodzi o kilkadziesiąt sekund, które trzeba poświęcić, żeby udać się do lodówki i z powrotem, ale o to, że odchodzimy od zadania i całkiem wypadamy z rytmu. Oprócz tego zaobserwowałem dziwną zależność, że im częściej chodzę do tej lodówki, tym bardziej głodny się robię w trakcie pracy.

Dlatego dzień pracy zdalnej warto zaplanować. Nie tylko pod kątem ciągłości pracy (co znacząco zwiększa efektywność), ale też zadań które będziemy wykonywać w danym czasie (co z kolei zwiększa naszą wydajność). Poniżej jest praktyczny przykład jak wygląda to u mnie. Wypracowanie tego zajęło mi prawie rok, a wcześniej straciłem rekordowo dużo czasu znacząco obniżając jakość swojej pracy.

Pracę zaczynam około godziny 8.00. Wtedy, zawsze po dobrej kawie, mam sporo energii i najłatwiej jest mi rozwiązywać problemy. Pierwsza sesja trwa bardzo długo bo 2-2,5h i podejmuję się wtedy najtrudniejszych zadań. Później około 15 minut przerwy na drugie śniadanie. Następnie dwa bloki: 1,5h – przerwa 1h. Wtedy jestem już zmęczony i idę na przerwę obiadową. Po powrocie mam największy kryzys w ciągu dnia. Piję mocną kawę i robię najprostsze rzeczy, np. odpisuję na maile. Mija półtorej godziny. Krótka przerwa i ostatni blok. Teraz znowu jestem efektywny i mogę np. napisać krótki artykuł. Trudniejsze rzeczy zostawiam sobie jednak na poranek następnego dnia. 

Z reguły pracuję więcej niż 8 godzin, a bywam mniej zmęczony niż po kilku godzinach na początku przygody z pracą zdalną, kiedy nic nie planowałem i pracowałem krócej.

Pajama day, Ikea Day - witaj w świecie pracy zdalnej

Jeśli interesuję Cię temat pracy zdalnej, możesz spotkać się z takimi określeniami jak pajama day, Ikea day etc. O co chodzi?

Wstajesz rano, boli Cię głowa, nie masz na nic energii. Nie musisz iść do biura, więc cały dzień spędzasz w pracy… w piżamie. Ikea Day to taki dzień, kiedy nie możesz skoncentrować się na pracy i zaczynasz oglądać memy, filmy na YouTube albo katalogi Ikea z nowymi meblami do Twojego mieszkania. Wtedy efektywność twojej pracy jest równa zeru.

W praktyce Pajama Day, Ikea Day to także rozpraszacze, tylko w większej skali niż kawa czy ciastko z poprzedniego rozdziału. Jak sobie z nimi radzić?

Moje sposoby: nigdy nie zaczynam pracy w piżamie. Kiedy mam kryzys, zwyczajnie później wstaję z łóżka. Wtedy spóźniam się do pracy, a to jest dla mnie znacznie większy dyskomfort niż praca w piżamie, a do tego wiem że tracę najbardziej efektywny czas w dniu. Jest to nieprzyjemne uczucie i dlatego zdarza mi się to coraz rzadziej. 

Kiedy mam Ikea Day, wyłączam komputer i robię dłuższą przerwę (np. idę wtedy do sklepu). Mówię sobie, że na dzisiaj to już koniec i nie ma sensu kontynuować, bo i tak nic nie zrobię sensownego. Najczęściej jednak po 30 minutach czy godzinie wracam i kończę wszystkie zaplanowane na ten dzień rzeczy (już nie tracąc czasu na przeglądanie katalogów).

Savoir-vivre zdalnej pracy

Na koniec dwa zdania w kwestii kultury. Pomimo, że praca zdalna najczęściej jest realizowana w samotności, to cały czas mamy wpływ na osoby, z którymi pracujemy. Dobrze więc zadbać o komfort naszych współpracowników i klientów. 

Tutaj chcę zwrócić szczególną uwagę są telekonferencje. Kilka podpowiedzi ode mnie jak realizować telko pracując zdalnie:

  • Zadbaj o to, aby było cię dobrze słychać. Najlepszą opcją są słuchawki z mikrofonem. Jeśli z jakiegoś względu nie odpowiada ci takie rozwiązanie (bo np. nie wyglądasz profesjonalnie), wtedy upewnij się że mikrofon w laptopie dobrze przechwytuje dźwięk (można to sprawdzić na teście przed konferencją – w programach służących do przeprowadzania telekonferencji łatwo wykonasz taki test).
  • Nie utrudniaj spotkań – tym, z czym można się często spotkać w trakcie kilkuosobowych konferencji są szumy wynikające z tego, że ktoś mówi w danym momencie, a inni uczestnicy słyszą echo głosu tej osoby. Tutaj zasada jest prosta – jeśli ty nie mówisz, wtedy wyłącz swój mikrofon. 
  • W kwestii zasięgu – jeśli wiesz, że w jakimś miejscu w twoim mieszkaniu telefon ma słabszy zasięg, wtedy staraj się unikać tego miejsca kiedy przeprowadzasz rozmowy. Zadbaj też o dobrą jakość połączenia internetowego. Jeśli router ma słaby zasięg (dotyczy szczególnie oryginalnych urządzeń niektórych znanych dostawców – sprawdzone w praktyce), postaraj się aby znalazł się w pobliżu Twojego laptopa na czas pracy lub podłącz się za pomocą kabla.

Podsumowanie

Sytuacja, w której aktualnie się znaleźliśmy zmusza nas do szybkiego przystosowania się do nowych warunków. Jednym z jej efektów jest konieczność pracy zdalnej. O ile niektóre osoby są przyzwyczajone do tego rodzaju pracy, tak dla innych może to być coś całkiem nowego. Poza tym praca zdalna w dłuższym horyzoncie czasowym (kilka tygodni), to coś zupełnie innego niż praca w tym trybie “raz na jakiś czas”.

Jestem przekonany, że aktualny kryzys będzie miał swoje konsekwencje, także jak chodzi o sposób pracy. Możliwe, że praca zdalna przestanie być jednym z benefitów eksponowanych w ogłoszeniach o pracę, a stanie się standardową metodą świadczenia usług. Teraz jednak nie jest czas na przewidywanie przyszłość. Działać trzeba tu i teraz. Wierzę, że wskazówki które udostępniam w tym artykule, okażą się pomocne. 

0 0 vote
Article Rating
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments